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Datenschutzordnung

Datenschutzordnung

 Präambel

Die DJK Rot-Weiß Markania Bochum e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereins- und Mitgliederverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Spielbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

§ 3 Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen persönliche Daten (Vorname, Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Telekommunikationsverbindungen, E-Mail Adresse, Vereinsbeitrittsdatum, Bankverbindung) auf. Diese werden in vorstandseigenen EDV-Systemen gespeichert. Jedem Mitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer/Mandatsnummer/Spielerpass-Nr. zugeordnet sowie eine Abteilung- und/oder Mannschaftszugehörigkeit.

§ 4 Die Mitglieder gestatten die Verwendung der persönlichen Daten für Zwecke des Vereines, der sie unter Berücksichtigung der Vorschriften der Datenschutzgesetze und des Vereinszwecks zu verwalten hat. Die Gestattung ist jederzeit schriftlich widerrufbar, soweit dies mit der Mitgliedschaft im Verein vereinbar ist.

§ 5 Die Mitglieder gestatten weiter die Übermittlung ihrer persönlichen Daten an externe Empfänger wie Landesfachverbände (FLVW, WDFV, DFB etc.) und Sozialversicherungsträger (Deutsche Rentenversicherung, Knappschaft Minijobzentrale etc.) bei Mitarbeiter/-innen und/oder Übungsleiter/-innen. Übermittelt werden bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z. B. Vorstandsmitglieder) die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein. Im Rahmen von Sportveranstaltungen des Verbandes meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse soweit diese für die Publikation nach außen oder für interne Bewertungen durch den Verband von Bedeutung sind.

§ 6. Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in Festzeitschriften sowie auf seiner Internet-Homepage sowie in Sozialen Netzwerken wie Facebook oder Fupa.Net und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien.

Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse und Torschützen, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung/Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Funktion im Verein und – soweit aus sportlichen Gründen (z.B. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich –Alter oder Geburtsjahrgang.

§ 7 Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

§ 8 Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 9 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB namentlich Joachim Schüler, Patrick Köhn und Gerhard Rocholl. Funktional ist die Aufgabe dem Bereich Verwaltung und Finanzen zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der 1. Kassierer als Mitarbeiter Verwaltung und Finanzen stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 10 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 § 11 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 12 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 13 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein momentan nicht mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein zur Zeit keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 14 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Webmaster, namentlich zur Zeit Joachim Schüler. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand nach § 26 BGB vorgenommen werden.

2. Der Webmaster ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands nach § 26 BGB. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Webmasterweisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Webmasters, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 15 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 16 Inkrafttreten

 Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 22.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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